Autoreply
Autoreply ist eine aus dem Englischen entlehnte Bezeichnung für eine E-Mail, die automatisch (auto) als Antwort (engl.: reply) auf ein Ereignis (in der Regel eine eingehende E-Mail) versendet wird. Der Mechanismus, der ein solches Autoreply erzeugt, wird als Autoresponder bezeichnet und ist eine Sonderform eines Mail-Robots.Autoreplys werden in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt, z. B. zur Bestätigung von Bestellvorgängen oder Änderungen an Mailinglisten oder für Unzustellbarkeits- oder Abwesenheits-Nachrichten (out of office reply ).
Pro und Contra
Allgemein akzeptiert sind Autoreplys im Zuge automatisierter Vorgänge wie Confimed_Opt-In auf Mailinglisten, Bestell- oder Buchungsbestätigungen.
Generelle Empfangsbestätigungen oder Abwesenheitsnachrichten, wie sie oft im geschäftlichen Bereich eingesetzt werden, stehen dagegen in der Kritik.
Da der Absender einer E-Mail beliebig und einfach fälschbar ist, erzeugen Empfangsbestätigungen oder Abwesenheitsnachrichten in großem Umfang
Kollateralen_Spam. Autoreplys stören damit den Geschäftsbetrieb Dritter. So verstopfen z.B. unzustellbare Autoreplys die Mailserver der Provider,
zustellbare Autoreplys mit gefälschter Adresse belästigen unbeteiligte Dritte (siehe auch Joe-Job).
Weiterhin erzeugen solche Autoreplys unnötigen Traffic und können zu Mail-Loops führen.
Völlig sinnlos sind Client-seitige Autoreplys (in E-Mail-Programmen eingebaut), welche z.B. nach Ende des Urlaubs alle Mails vom Server abholen und den Absendern dann Abwesenheitsnachrichten schicken.
Generell sollten geschäftliche Mails entweder bearbeitet oder automatisch weitergeleitet werden. Für zeitkritische Vorgänge empfiehlt sich daher, sogenannte Role-Accounts zu verwenden die bei Bedarf an den/die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden.
Teilweise besteht eine weitere Möglichkeit, auf Autoreplys zu verzichten, indem der Absender bei Bedarf eine Empfangsbestätigung nach RFC 1894 (Delivery Status Notification) und RFC 2298 (Message Disposition Notification) anfordert. Das Problem dabei ist, dass zum einen der Server des Empfängers dies unterstützen muss, zum anderen dass es in der Verantwortung des Senders liegt, die Empfangsbestätigung anzufordern. Die Bestätigung ist auf dem Server eingetroffen sagt zudem nichts darüber aus, ob die Nachricht gelesen und verstanden wurde.
Als gute Praxis hat es sich erwiesen, in Fällen, in denen ein Autoreply durch keine bessere Maßnahme zu ersetzen ist, jedem Absender nur eine Unzustellbarkeitsnachricht pro Woche zu schicken und evtl. nur dann, wenn die Mail nur an ihn persönlich gesandt wurde und nicht gleichzeitig per Cc: an einen Role-Account (vgl. oben). Dies wird z.B. vom MTA exim unterstützt.
Besonders peinlich sind Autoreplys welche an Mailinglisten oder z.B. Webforen gesandt werden, die damit nichts anfangen können. Mailinglistenadministratoren löschen Autoreply-Sender i.d.R. sofort von der Liste. Automatisch erzeugte Benachrichtigungen enthalten oft eine Absenderadresse, auf der eingehende Mails ungelesen gelöscht werden. Bessere automatische Antworten enthalten einen leeren Absender (Envelope-From <>), um Mail-Loops zu vermeiden.
Beispiel
Beispiel eines unerwünschten Autoreplys:
From: Martin.Sxxxxx@xxxx
Subject: Martin Sxxxxx/blöderSender ist außer Haus.
To: Mail Delivery System
Ich werde ab 14.05.2007 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am
21.05.2007.
In wichtigen Fällen wenden Sie sich bitten an meine Kollegin, Kxxxx Vxxxx
(Ruf Nr. 040/355 XXX - XX).Beispiel einer erwünschten Antwort:
From: kunden@bahn.de
Subject: Ihre Bestellung auf www.bahn.de (Auftrag XXXXXX)
Sehr geehrter Herr Vxxx,
hiermit bestaetigen wir den Eingang Ihrer Bestellung und bedanken uns
fuer Ihren Auftrag. Ihre Bestellung wird unter der Auftragsnummer
XXXXXX gefuehrt.
Siehe auch
Mailer-Daemon
Role-Account
