Aktenvermerk
Der Aktenvermerk, der "Vermerk für eine Akte", ist vor allem in der öffentlichen Verwaltung, aber auch in sonstigen Administrationen, in denen Akten geführt werden, gebräuchlich.Es handelt sich konkret um einen schriftlichen Vermerk, der zu einem konkreten Vorgang gefertigt wird und in die entsprechende physische Akte eingeheftet wird.
Aktenvermerke haben unterschiedliche Gründe:
* Ein Vorgesetzter fordert eine Zusammenfassung eines bestimmten Vorgangs.
* Ein Sachbearbeiter konkretisiert seine Beobachtungen und Überlegungen zu einem bestimmten Vorgang.
* Vorlage eines besonderen Sachverhaltes zur Kenntnisnahme des Vorgesetzten bzw. zur Absicherung beim Vorgesetzten.
* Vor Erlass eines Verwaltungsaktes/Bescheides wird bei komplizierten Sachverhalten oder bei bestimmten durch interne Anweisung bezeichneten Sachverhalten ein Aktenvermerk in der Regel vom normalen Sachbearbeiter gefertigt. Üblich ist eine Gegenzeichnung bzw. die Einholung des Einverständnisses durch Vorlage beim vorgesetzten Sachbearbeiter und/oder Referenten.
* Ein Mitarbeiter unterrichtet seine Amts- oder Geschäftsführung über den Stand eines bestimmten Projekts.
* Festhalten eines Telefonats oder einer Verhandlung
Der Aktenvermerk ist ein Mittel der gegenseitigen Information in einem konkreten Fall. Er soll dazu dienen, das beim Verfasser des Aktenvermerks vorhandene Wissen über einen Vorgang Dritten dauerhaft zugänglich zu machen. Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung tragen Aktenvermerke damit wesentlich dazu bei, das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und transparent zu machen, was eine wichtige Grundbedingung des Rechtsstaats darstellt.
In letzter Zeit werden Aktenvermerke zunehmend durch interne E-Mails oder Faxvordrucke abgelöst.
